Wielu właścicieli firm z pewnością zetknęło się już z pojęciem archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa – jest to jeden z obowiązków narzuconych przez polskie prawo. Jeśli spojrzeć na dane statystyczne www.lefthand.pl/pl/ , archiwizowanie dokumentów jest przez większość przedsiębiorców w naszym kraju traktowana po macoszemu. Jakie to może nieść ze sobą konsekwencje? Przede wszystkim problemy w razie ewentualnych kontroli – to właśnie na podstawie archiwum dokumentów firmy organa kontrolne oceniają poprawność działania i prowadzenia firmy.

 

Wielu właścicieli firm z pewnością zetknęło się już z pojęciem archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa.
Wielu właścicieli firm z pewnością zetknęło się już z pojęciem archiwizacji dokumentów.

 

Od czego więc należy zacząć?

 

Podstawą wszystkiego jest wiedza teoretyczna – w przypadku archiwizacji dokumentacji chodzi przede wszystkim o przepisy prawa dotyczące czasu przetrzymywania dokumentów w zależności od ich typu, daty podpisania czy formy. Równie ważne są też reguły dotyczące sygnatur dokumentów, metod ich klasyfikacji i porządkowania. Jednak nie należy osiadać na laurach – reguły i przepisy prawa zawsze mogą uleć zmianom, dlatego też trzeba je kontrolować i wprowadzać w życie.

 

Do całego przedsięwzięcia dobrze jest podejść ze spokojem i bez nerwów – pomoże to uniknąć błędów wynikających z roztargnienia i nieuwagi. Przy archiwizacji dokumentacji takie pomyłki, wbrew pozorom, mogą okazać się tragiczne, dlatego też warto zwracać uwagę na detale i szczegóły.

 

 

Jak już zaznaczyliśmy – prowadzenie archiwum dokumentów nie jest takie proste; w razie ewentualnych problemów czy też niepewności, kłopotliwych kwestii warto się zwrócić do specjalisty. Firmy specjalizujące się w archiwizacji dokumentów służą radą i pomocą w każdej kwestii. W ostatnich latach firm takich przybywa w naszym kraju, co przybliża nas powoli do sytuacji na Zachodzie. Może to wskazywać na to, że archiwizowanie dokumentów w końcu zaczyna się traktować jako poważne przedsięwzięcie mające duże znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.