Dla wielu osób wkraczających w świat przedsiębiorstw pojęcie archiwizacji dokumentacji jest nieznane i obce. Czym jest więc archiwizacja?

Pojęcie archiwizacji wiąże się nierozerwalnie z prowadzeniem archiwum dokumentów firmy. Wystarczy wejść na stronę archive-it.pl , gdzie można zapoznać się z dokładną definicją oraz wszelkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi prowadzenia archiwum dokumentów – katalogowania, oznaczania odpowiednimi sygnaturami, porządkowania. Warto również pamiętać, że w zależności od typu dokumentu, jego formy czy też daty podpisania różny jest czas, przez jaki dane dokumenty należy przechowywać.

 

 

W jakim celu prowadzi się archiwum dokumentów? Jest ono niezbędne w razie zewnętrznych kontroli działania firmy, jak te z Urzędu Skarbowego. Na podstawie zarchiwizowanych dokumentów określona zostaje poprawność działania firmy – sprawdzane zostają faktury, przychody przedsiębiorstwa, jego wydatki, wypłaty dla pracowników, itd. Odpowiednio uporządkowane archiwum dokumentów w takim przypadku może okazać się pomocne – pozwoli uniknąć nieporozumień i zamieszania związanych z kontrolą i przejść przez nią bezproblemowo. Dodatkowo ważne, aby zapoznać się z wytycznymi na temat przechowywania dokumentów na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/6081/zw_zal_12_wytyczne.pdf .

 

Archiwum dokumentów w biurze na stole
Archiwum dokumentów w biurze

 

Istnieją dwa sposoby na prowadzenie archiwizacji dokumentów firmy – pierwszym z nich jest samodzielne prowadzenie archiwum dokumentów przez przedsiębiorcę, wiąże się to jednak z kontrolą dokumentacji; drugim sposobem jest wynajęcie specjalistycznej firmy, której powierza się pieczę nad archiwum firmowym.